Aveţi bune maniere în corespondenţa electronică? Iată ce se face şi ce nu se face

Profesioniştii în afaceri de astăzi petrec aproximativ două ore pe zi gestionându-şi email-urile, conform cercetărilor recente. Adică suficient timp pentru a avea probleme serioase.
“Folosirea ineficientă, incorectă şi improprie a poştei electronice pe calculatoarele organizaţiei expune compania la timp pierdut, încurcături ca urmare a unor tastări greşite şi chiar la posibilitatea unor acţiuni juridice”, notează Al Borowski, expert recunoscut în eticheta corespondeţei electronice. El conduce Connect All the Dots, o firmă din Pittsburgh specializată în cursuri de comunicare.


Este greu să verificaţi multitudinea de e-mail-uri care vin şi pleacă în/din organizaţia dvs. Este suficient un singur mesaj greşit sau rău intenţionat. Apăsaţi “send (trimite)” şi – dezastru!. Imposibil de retractat. Dacă nu comunicaţi în mod clar standarde şi nu monitorizaţi e-mail-urile companiei dvs. , există şanse mari să apară e-mail-uri eronate – şi acestea să se întoarcă împotriva dvs.
Fie că sunteţi managerul unei organizaţii sau nu, iată câteva sfaturi privind bunele maniere în corespondenţa electronică de astăzi:


1. Recitiţi de siguranţă – şi fiţi sistematici. Să fim serioşi. Nu vă mai recitiţi toate mesajele înainte de a le trimite, nu-i aşa? Ştiam eu! Reveniţi la vechiul obicei. Verificarea ortografiei este bună, dar departe de a fi o plasă de salvare. Mesajele trebuie să fie concise şi exacte. Nu risipiţi timpul şi atenţia destinatarilor. (pentru mai multe date despre cum să evitaţi greşelile fundamentale într-un e-mail , citiţi aceste sfaturi.)
Şi nu copiaţi animaţii atrăgătoare, desenele copilului, epigramele dvs. favorite din liceu, fonturi ciudate sau orice alte încercări dureroase şi fără sfârşit de a ieşi din mulţime. Nici nu trimiteţi mai departe astfel de lucruri. Fiţi doar neprefăcuţi. Vă rog.
“E-mail-ul a devenit scrisoarea sau cartea dvs . de vizită electronică, spune Leah Ingram, un Consultant Certificat în Protocol din New Hope. “Dacă nu prezentaţi o imagine profesională în e-mail-urile dvs. , atunci gândiţi-vă ce spune asta despre cum trataţi alte aspecte ale afacerii dvs.”
Puteţi să vă particularizaţi în mod eficient maniera de editare a mesajelor, inclusiv în folosirea formulelor de salut, şabloanelor, semnăturilor şi a altor lucruri asemănătoare, utilizând caracteristicile oferite de Microsoft Office Outlook 2007.

2. Consideraţi-vă e-mail-urile ca aparţinând companiei. În cele mai multe afaceri, nici chiar patronul sau directorul general nu poate fi sigur de totala intimitate a mesajelor elctronice, când este vorba de e-mail-urile companiei. Din ce în ce mai multe companii monitorizează e-mail-urile angajaţilor, conform datelor rezultate în urma unei cercetări din 2005 a Asociaţiei Americane de Management. Aceasta include pe cei care lucrează în reţeaua şi pe calculatoarele companiei. Asociaţia a descoperit că aproape două treimi (60%) din companiile incluse în studiu se bazează pe un anumit tip de software pentru a monitoriza e-mail-urile angajaţilor., faţă de doar 47% acum câţiva ani. Programele de monitorizare nu sunt scumpe.


Urmaţi câţiva paşi pentru a vă proteja pe dumneavoastră şi afacerea dvs.. Instalarea unui software de supraveghere este o măsură preventivă. Dar amintiţi-le tuturor în mod periodic că există acest software, pentru a rămâne atenţi. Fiţi un bun exemplu chiar dvs..


(Vă amintiţi de Harry Stonecipher? A fost directorul executiv la Boeing numit pentru a ajuta la reconsutrucţia reputaţiei firmei privind aspectele de etică. Da, bine. După cum poate vă amintiţi, se spune că Stonecipher a trimis prin reţeaua companiei un e-mail explicit cu conţinut romantic către o angajată de care era îndrăgostit. Acest mesaj a foat interceptat de software-ul de supraveghere şi publicat aproape peste tot. Urmarea? Cel mai probabil o carieră terminată.
Sfatul meu către cei înţelepţi: nu stabiliţi reguli care se aplică tuturor mai puţin dvs.


3. Ştiţi care este tipul de e-mail-uri care ar putea să se întoarcă împotriva celui care le trimite. Experienţa ne-a învăţat pe mulţi dintre noi că e-mail-ul nu este făcut pentru un anumit tip de umor, sarcasm, ironie sau critică. Mediul este mult prea rapid pentru nuanţe. Există, fără să fie nevoie să mai spun, tone de excepţii de la această regulă pentru destinatari care vă cunosc bine şi vă pot “auzi” tonul prin e-mail.
Anumite subiecte ar trebui în totalitate uitate. În afaceri, niciodată nu folosiţi e-mail-uri prin care să trimiteţi glume fără perdea sau comentarii referitoare la caracteristicile cuiva, de ordin sexual, rasial, religios sau etnic. Niciodată să nu trimiteţi mesaje legate de vârsta sau dizabilităţile unei persoane. Niciodată să nu faceţi aprecieri negative la adresa capabilităţilor profesionale, a performanţelor sau a experienţei profesionale ale unui coleg. O parte dintre acestea pot fi atacate în instanţă. Şi oricare dintre ele vă poate afecta reputaţia şi afacerea.


4. Ştiţi care este tipul de mesaje care vor enerva. Toţi avem partea noastră de e-mail-uri enervante, ofensive, uimitoare (în toate aspectele negative), ciudate, inutile, confuze, de neînţeles – trebuie să continui? Nu vorbesc despre spam sau phising – mă refer la e-mail-uri de afaceri zilnice.
Folosiţi aceste experienţe ca lecţii obiective. Puneţi-vă în locul destinatarului şi, înainte să apăsaţi “send (trimite)”, întreabţi-vă: “aş vrea să primesc un astfel de mesaj?”. Este uimitor cît de bine funcţionează tactica asta.
Corolarul: “nu scrie dacă nu ai ce spune”, ne sfătuieşte Leslie Ungar, director la Electric Impulse în Akron, Ohio.


5. Utilizaţi caracteristicile automate de securitate pentru e-mail-uri confidenţiale sau “sensibile”. Outlook 2007 oferă o combinaţie de tehnologie numită Information Rights Management (IRM) care face ca oricine primeşte mesajul dvs., să nu-l poată retrimite, copia sau imprima. Practic, destinatarul poate doar să citească mesajul.
Folosind IRM, puteţi limita distribuţia e-mail-urilor confidenţiale, tăia elanul bârfitorilor, leneşilor şi neglijenţilor. Dar IRM nu face minuni pentru siguranţa informaţiei. Pentru mai multe detalii legate de ceea ce poate sau nu poate face, citiţi aici.


6. Ştiţi când e-mail-ul pur şi simplu nu este cel mai bun vehicul. Comunicarea faţă-în-faţă este directă şi de calitate. “nu folosiţi e-mail-ul pentru a evita o situaţie neplăcută sau pentru a vă ascunde o greşeală” spune Laura Stack, expert în productivitate localizat în Highlands Ranch, şi autor al "Leave the Office Earlier."
(Pentru mai multe detalii legate de sfaturi în corespondeţa electronică a managerilor, citiţi aici)


7. Fiţi realişti. Astăzi, cel puţin jumătate dintre rezervările online de vacanţe se realizează de la serviciu, conform unei cercetări întocmite de comScore Networks. În plus, milioane de angajaţi trimit e-mail-uri către familie şi prieteni în fiecare zi. Ce urmăresc? E-mail-ul a devenit parte integrată a vieţii de zi cu zi. Dacă încercaţi să-i eliminaţi orice utilizare personală nu veţi reuşi.
În acestă privinţă urmaţi cursul lucrurilor. Înţelegeţi că viaţa personală şi munca se amestecă, mai ales când este vorba de comunicaţii electronice. Fixaţi standarde rezonabile pentru folosirea e-mail-ului în scopuri personale, care să servească nevoilor dvs. şi productivităţii firmei. Doar asiguraţi-vă că sunt respectate.

8. Nu impuneţi reguli şi apoi dispăreţi. Timpurile se schimbă. Tehnologia se îmbunătăţeşte. Şi angajaţii încep să uite. Toţi aceşti factori au un impact asupra e-mail-urilor. Formulaţi şi supravegheaţi respectarea unei etichete în corespondenţa electronică potrivită cu organizaţia dvs., şi asiguraţi-vă că o revizuiţi şi, dacă este nevoie, reformulaţi standardele cel puţin o dată pe an.
Pentru ajutor pentru a formula reguli inteligente pentru e-mail-uri, vizitaţi The Electronic Communications Compliance Council (www.TE3C.org). Alianţă a unor companii şi consultaţi din industria IT, TE3C pune la dispoziţie sfaturi practice legate de comunicarea electronică.
Astăzi, înţelegerea etichetei e-mail-urilor trece dincolo de simpla evitare a mesajelor lungi şi a majusculelor. Poate face diferenţa dintre profit şi pierdere.

Dincolo de maniere: trebuie să vă faceţi copii de siguranţă pentru e-mail-uri
Dacă nu aveţi o metodă pentru a vă realiza copii de siguranţă pentru e-mail-uri – definite de experţii IT ca “date semistructurate”- realizaţi una. Acum. Majoritatea companiilor au realizat că au nevoie de copii de siguranţă pentru documente şi baze de date, dar incepe să se simtă nevoia de aşa ceva şi pentru mesajele instant şi e-mail-uri. Este un loc periculos pentru informaţiile confidenţiale sau personale.